iyi mail’in altın kuralları


KİLİT MESAJI BAŞA KOYUN:
 Ana mesaj her zaman e-postanın başında, açık, kısa ve net bir biçimde belirtilmeli.  Böylece mesajlar gözden kaçmaz. Çünkü genelde insanlar e-postaların iki, üç cümlesini okur, gerisine sadece göz gezdirirler.

KONU SATIRI BAŞLIKLARI KULANIN;  Konu satırlarının başında başlıklar kullanılmalı. Alıcıdan bir şey yapması isteniyorsa, “AKSİYON:” , alıcıya sadece bir konuda bilgi verecekseniz “BİLGİ:”, alıcıdan bir onay bekleniyorsa “ONAY:” vb. yazılmalıdır. Böylece, alıcı mesajın niyetini kısa sürede anlayacak ve mesaja daha kısa zamanda cevap verecektir.

DOĞRU İLETİŞİM KANALI SEÇİLMELİDİR;  E-postanın ilgili konuyu iletmek için doğru iletişim kanalı olduğundan emin olmak lazımdır. Olumsuz konular, performans
geri bildirimleri, hissi meseleler, fazla kapsamlı ya da karışık konuların e-posta ile iletilmesinden kaçınılmalıdır.

INBOX’I DEPO GİBİ KULLANMAKTAN VAZGEÇİLMELİDİR;  Gelen e-postalar okunup silinmelidir. Saklanması gereken dosyalar  klasörlere transfer edilmeli  ya da göreve dönüştürülmelidir . “Geçici” isminde bir klasör oluşturulmalı ve Inbox da belirli bir süre kalması gereken e-postalar bu klasöre transfer edilmelidir. Gerekiyorsa bu klasöre kural tanımlanmalı ve 5 haftadan eski e-postaların otomatik olarak silinebilmesi
sağlanabilmelidir. En önemlisi akşam eve gidildiğinde Inbox’ ın boş olmasına
özen gösterilmesidir.

REPLY-TO-ALL VE CC’NİN TİTİZ KULLANILMASI: Bu iki özellik kurum  genelinde e-posta kirliliğinin ilk sebebidir. Olabildiğince esas göndericiye cevaplamaya özen gösterilmelidir. “cc:”özelliğinin aşırı kullanılmasından kaçınılmalıdır. Yöneticiler ekiplerine hangi konularda bilgilendirme istediklerini net ve açık bir şekilde tanımlamalı
ve aktarmalıdır.

MAİL YÖNLENDİRMELERİ : Seyahat, izin vb nedenlerde ofis dışında bulunulan zamanlarda, şirket işlerinin aksamaması için tüm çalışanlarımızın aşağıda bulunan metini (türkçe ve ingilizce metin birlikte) küçük harf Arial 10 font  ile yazılmış şekilde otomatik yanıtlamalarda kullanmaları ve metinde ismi geçen  kişiye tüm e-maileri  yönlendirmeleri gerekmektedir.

Reklamlar

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s